Por: Jacqueline Alfaro Dobles Coach de Vida, Comunicadora Presidenta de Fundación Mujer con Aroma de Café C.R (506) 8993 5597 fundacionmujerconaromadecafe@gmail.com
El manejo eficiente del tiempo es una tarea compleja pero fundamental para mejorar el rendimiento de su empresa. Lo más importante es conocer la lógica de su funcionamiento y lo que implica su mal manejo. Parece algo simple, pero suele ser una de las mayores fuentes de pérdida de dinero en el mundo del sistema empresarial.La administración del tiempo es, tal vez, una de las pocas variables controlables y sobre las que menos invierten las organizaciones.
¿Alguna vez calculó cuánto dinero pierde por día, mes y año, manejo no adecuado del tiempo de sus empleados y el suyo?
A menudo nos enojamos porque consideramos que los empleados están tardando mucho o que no asignan bien sus tiempos. Sin embargo, ¿sabemos si eso es realmente así? ¿Hemos medido el tiempo real de realización de cada tarea, teniendo en cuenta los tiempos muertos y la dificultad de coordinación de diferentes acciones?
Lo cierto es que el manejo eficiente del tiempo o time management, no es tarea simple. De hecho, muy pocos conocen o saben cómo utilizar alguna herramienta.
Para esto hay que realizar un profundo análisis de cómo se estructuran los horarios, jornadas laborales y la idiosincrasia de la población donde nos desenvolvemos. Las costumbres y modalidades de trabajo varían de un lugar a otro, y nada impacta tan negativamente como querer ir en contra de ellas o imponer métodos contrarios a la lógica de funcionamiento de la sociedad donde nos desempeñamos.
Te damos 12 Formas de poder administrar tu tiempo:
1→ Primero, las verduras. Tu mamá tenía razón. Siempre realiza la actividad más difícil en la mañana cuando tu energía y concentración se encuentran en su mejor nivel. Aplícate en las tareas más complejas lo antes posible. Cuanto más las dejes para después, más se te dificultará llevarlas a cabo. Define tus prioridades y trabaja de lo más a lo menos importante.
2→ Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en un escritorio por ocho horas seguidas y hacer todo el trabajo. Cortos e ininterrumpidos momentos de concentración son la clave para hacer un buen trabajo. Consigue un temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 ó 60 minutos y no te detengas hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una hora sin interrupciones.
3→ Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes que las listas de los demás. Cuando eres capaz de terminar tu trabajo, estás en una mejor posición para ayudar a otros en sus proyectos. Recuerda que tu trabajo debe ir antes; siempre.
4→Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no sólo se lo pidas, sino también especifica cuándo esperas recibirlo. Las cosas tienden a suceder más rápido cuando hay una fecha límite. Luego, escríbela en tu calendario.
5→Léelo una vez. Cuando tienes una lista interminable de emails, es crucial que tengas un buen sistema para leerlos. Léelos una sola vez y decide qué hacer con esa información, y luego, hazlo. Haz lo mismo con todos los pendientes; “tócalos” una vez y déjalos ir.
6→ Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar ciertas tareas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles enfócate en ver clientes y hacer ventas. Los martes y jueves reserva tiempo para escribir mails y trabajar en estrategias. La mañana del viernes para trabajar y la tarde para descansar. Saber cómo luce tu semana desde antes te facilita mentalizarte para cuando llegue el momento.
7→ Hazle frente a las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un mail confuso; sólo ve y pregúntale. Esto te ahorra tiempo, energía y errores. La comunicación clara es clave.
8→ Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de cómo tu rol y tu trabajo pasarán al siguiente nivel. Conoce qué actividades haces bien por ti mismo, y delégales a los demás aquellas en las que sientas que no eres muy bueno.
9→ Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le eches un vistazo. Registra lo que haces cada hora durante una semana: desde que te levantas hasta que te duermes. Sólo así podrás encontrar los agujeros en tu calendario y descubrir si necesitas hacer cambios en tu vida u horarios.
10→ Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo. Hacer ejercicio regularmente te ayudará a eliminar toxinas, tener más energía, aumentar la concentración y dormir mejor.
11→ Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un mejor trabajo. Al disminuir distracciones y enfocarte en una sola tarea serás más rápido. Mono-tasking es la clave.
12→ Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso. Una buena risa al día es esencial para disminuir tensiones y sí, también para terminar el trabajo. Aunque sea, ríete de ti mismo.
Todo esto te llevara a tener una mejor manera de distribuir y realizar todas las tareas diarias pero no te olvides de Sonreír y de pasarla bien. No se tratará de ser el único en tu trabajo si no el mejor.
