Por: Tanya Leiva NEOS Consultores (506) 8714-5441 / 8871-8707 info@neosconsultores.com www.neosconsultores.com
Como dueños o analistas de un negocio, es indispensable poseer una lectura acertada y oportuna de cada una de las áreas de la empresa, para evitar pérdidas monetarias. Lamentablemente, la mejora continua no es
prioridad, y se considera “importante, pero no urgente”, lo que es un ¡grave error! La razón por la que no se logran las metas en lo urgente e importante, es porque lo “importante más no urgente” está desatendido.
A continuación les presentamos las principales áreas o procesos de una empresa, y qué debe hacer para lograr el funcionamiento óptimo de la misma.
CONTABILIDAD: Iniciemos por el área más incomprendida o la menos atractiva. Claramente la contabilidad requiere, incluso por ley, el soporte de un contador certificado que calcule y declare los impuestos ante Hacienda; pero la contabilidad y el contador es para mucho más que eso. La base de las finanzas saludables, es una contabilidad correcta, clara y al día. Los estados financieros fueron hechos con el propósito de dar visibilidad del estado de la empresa y facilitar la toma de decisiones.
¿Qué debo saber? Entender el estado de resultados (dice si estoy perdiendo o ganando), el estado de situación (detalle del comportamiento contable y financiero), estado de comprobación (indica cuánto vale mi empresa) y muy importante el flujo de caja, este nos dice cómo fluye el efectivo y cuándo está disponible. Si usted logra ver esto con claridad puede hacer compromisos de cobros y pagos en línea con su disponibilidad de dinero constante y sonante.
¡No es necesario saber construir los balances! Solo debe interpretarlos y para ello, es necesario que su contador se los brinde en una base periódica (ojalá mensual), y que no haga solo una visita anual para declarar impuestos.
FINANZAS: Si su contabilidad está ordenada y al día, sus finanzas por extensión lo estarán, es matemático. Un control financiero le puede decir cuál es la posición neta de la empresa, es decir, todos los ingresos menos los descuentos, costos, gastos e impuestos = Ingreso Neto, dicho de otra manera, el dinero que queda después de cumplir con todas las obligaciones.
Errores comunes:
- El número uno de los empresarios pequeños y medianos, es que no incluyen su propio salario como gasto y por ende no se lo pagan y el ingreso que les queda después de ganar todo, se lo dejan y se lo gastan.
Atención: ¡Si usted está haciendo esto es muy difícil que su empresa crezca! Ya que no está quedando dinero para re-invertir, proyectos nuevos, etc. Páguese su propio salario y las ganancias inviértalas. - No existe un control correcto de la situación financiera. Es común que la empresa no conozca su punto de equilibrio (punto donde ni gano ni pierdo y es el límite para salir a flote con la empresa), esto es supremamente importante, piénselo de esta manera: conociendo su límite puede saber de inmediato si va a perder dinero y puede tomar acciones antes que el dinero no le alcance.
- Otro error: nunca solicitar los estados financieros al contador, lo que debe ser complemento de su control de finanzas interno.
- Para inversiones de cualquier tipo, consulte con varios bancos o especialistas que le den claridad de escenarios, no decida solo porque a alguien más le funcionó.
- Las finanzas personales están fusionadas con las de la empresa, esto nunca debe pasar. La empresa es un ente aparte y como tal debe manejar sus ingresos y gastos separadamente.
Actividad Principal (Core Business): Es la operación principal de su empresa: hacer y vender comida, entrenamiento personal, venta de regalos, estética, etc. Debido a que depende de la naturaleza de cada negocio, los controles y grado de especialización que requiere varían. Este es el área que suele manejarse mejor, pues dió vida a la empresa, pero los detalles suelen descuidarse.
Tenga una lista de todas las actividades para que este proceso funcione siempre como debe, por ejemplo, comprar materiales de calidad, personal altamente calificado, instalaciones adecuadas, tecnología requerida, esto varía en función del modelo de negocio.
Una vez identificado:
- Establezca un control simple (ventas hechas, métricas de servicio al cliente, etc.) para saber diaria/semanal o mensualmente si todo está funcionando. Delegue la creación del control y que lo mantengan informado
- Promueva la generación de ideas para mejorar su personal, pueden manejar los detalles y con sugerencias afinar su operación
- Haga una lista de prioridades sobre qué debe hacer usted mismo y qué puede delegar. Sea conciente de que usted no lo puede hacer todo solo.
CAPITAL HUMANO: El recurso humano feliz, es más productivo.
- Es muy importante entender a la población que compone la empresa, sus preferencias y cómo trabajan mejor. Es casi como estudiar el segmento de mercado, entender qué los motiva, llevar al dueño de la empresa a hacer mejores negocios, poniéndolo en otros términos, más que sus empleados son sus socios, ellos lo representan a usted y a su empresa. Un clima organizacional saludable, genera fidelidad y compromiso, si siente que su personal no es tan comprometido como quisiera, pregúntese si existe algo que usted podría hacer diferente.
- La comunicación es fundamental, al inicio establezca objetivos medibles y concretos, así como expectativas en ambas vías, ¡sí!, para usted también, y evalúe el progreso, pregunte cómo van con sus objetivos, conozca más a su gente.
LEGAL: El mejor consejo: consígase un buen abogado, es bueno tener varias opciones para analizar el precio versus la calidad del servicio.
Junto con el contador, el abogado es parte de los servicios que se deben considerar y presupuestar desde el inicio. Debe manejar sus relaciones con aliados, clientes y proveedores con contratos sin excepción.
Vivimos en una cultura informal, donde no se le da importancia a la formalización de los negocios, un contrato no solo es un instrumento para demandar a alguien si incumple, es una herramienta que establece el alcance y las expectativas de lo que se piensa vender, comparar o canjear. Además es un seguro para realizar negocios con personas o empresas de las que solamente se tienen algunas referencias. ¡Muchos problemas y malos negocios se puede ahorrar con este consejo!
Mercadeo y Ventas: En este caso es bueno desempolvar la teoría de mercadeo tradicional, y agregarle los cambios que la tecnología y las redes sociales han traído. Es indispensable, aprender a diferenciar tendencias obligatorias, como tener una página de Internet, a modas pasajeras como crear aplicaciones, que no aplica para todos los modelos de negocio.
En este punto debe: entender su mercado, estudiar su competencia y definir alianzas estratégicas. Apunte a negocios colaborativos para mercadear su empresa como: alquileres, compras, eventos en conjunto, donde todos ganen.
Finalmente defina una estrategia de publicidad y métricas de rendimiento (aliados, conversiones, ventas en línea, etc.) y mídalas, no tenga Facebook solo para tener “likes” y ninguna venta.
