El presupuesto es probablemente una de las herramientas más importantes que una empresa pueda tener. Proporciona un plan de acción no sólo para las acciones a largo plazo, sino también para las acciones diarias.
Correctamente utilizado, un presupuesto puede ayudar a una empresa a cumplir sus objetivos, generar rentabilidad y dar una ventaja comparativa en difíciles tiempos económicos.
Elementos necesarios
Para realizar un presupuesto de empresa debemos tener claros los conceptos de gastos fijos, gastos variables y punto de equilibrio.
- Gastos fijos: Son los gastos en los que incurrirá tanto si tiene ventas como si no. Son gastos tales como salarios, alquiler, seguros, etc. Debemos tener en cuenta que nuestros gastos fijos serán siempre los mismos dentro de un rango de ventas o actividad, pero si se supera ese rango pueden aumentar, por ejemplo a la hora de contratar un nuevo empleado.
- Gastos variables: Son aquellos gastos de su negocio que aumentan o disminuyen con el nivel de ventas. Por ejemplo, si usted tiene un negocio de venta de bocadillos, dentro de los gastos variables estarán el pan, los ingredientes del bocadillo, las salsas, etc. A medida que aumenta el número de bocadillos que vendemos, también aumentarán nuestros gastos variables. Habrá que considerar en este punto el beneficio bruto, que vendría dado por la resta entre lo que ingresamos por ventas y nuestros gastos variables.
- Punto de equilibrio: Sería el punto en el que nuestros gastos fijos son iguales a nuestro beneficio bruto. Es el punto de ventas en el cual no tenemos ni ganancias ni pérdidas. Es importante porque nos indica cuál debe ser nuestro volumen de ventas para no perder dinero, y porque podemos tomarlo como referencia para saber cuánto deberemos vender para alcanzar una cifra esperada de ganancias.
¿Cómo se hace un presupuesto de empresa?
Para crear su propio presupuesto, primero debe determinar cuáles son o serán sus gastos fijos y variables para a continuación determinar cuál es el nivel de beneficio que se desea alcanzar, y determinar el número requerido de ventas.
Una comprensión detallada de todos sus gastos y la previsión de ventas es la piedra angular de cualquier presupuesto. Si tiene datos históricos búsquelos y utilice como mínimo los de los dos últimos años, prestando especial atención a las variaciones estacionales. ¿Cuáles son sus principales meses de ventas? ¿Cuándo tiene un pico en sus gastos? ¿Qué porcentaje de incremento han sufrido las ventas?
Debemos ser realistas y no trabajar con niveles que no se consideren razonables. Puede jugar con el precio de venta de cara a obtener distintos resultados.
Utilización del presupuesto de una empresa
Una vez que haya elaborado el presupuesto no lo deje archivado o guardado en el cajón. Debe ser su hoja de ruta, unas previsiones realistas que debe cumplir si no desea verse ahogado en deudas. Evalúe eventualmente sus datos y compruebe si cuadran con su presupuesto.
Recuerde que un presupuesto es una herramienta dinámica y tendrá que ajustarse periódicamente para reflejar los cambios en función de sus objetivos y del entorno económico. Sea creativo con el uso del presupuesto, no hay una sola manera de utilizarlo.
