Por: Ever Navarro NRC Soluciones de Cumplimiento (506) 7061 0055 ever.navarro@gmail.com
Es común ver la queja de los contadores que brindan servicios a destajo, de que sus clientes les llevan los documentos a última hora, arrugados dentro de una bolsa, sin clasificar e inclusive documentos que no corresponden a la empresa. Además, ahora con las transacciones electrónicas y pagos con tarjetas se pretende sustituir el documento por una anotación en el estado de cuenta bancario.
Yo me pregunto… ¿Cómo hacen estos empresarios para llevar el control de sus pagos, si no llevan ordenados sus propios documentos?
La documentación que procesa nuestro contador es la evidencia necesaria para demostrar, de forma transparente, nuestro actuar en los negocios. Muchas multas por parte de la Caja Costarricense de Seguro Social o del mismo Ministerio de Hacienda puden ser evitadas si tanto el empresario como su contador, son diligentes en el manejo de los documentos.
Es por esta razón, que los contadores deben ser muy exigentes con sus clientes y más aún, los empresarios con sus contadores.
¿Cada cuánto y cómoarchivar mis documentos?
→1 La respuesta es sencilla, “todos los días”.Documento en nuestro poder, documento archivado… el “mañana lo archivo” es de los peores enemigos del orden.
→2 Los documentos se deben archivar por período (mes). Aun cuando no haya gran cantidad de documentos, no se deben mezclar con otros periódos y mucho menos con documentos de otros negocios o los personales.
→3 Mantener los documentos, libres de humedad, moho, suciedad y plagas es de suma importancia por tanto deben ubicarse en un lugar seguro y con las condiciones necesarias para su debida custodia.
→4 Una vez que se haya cerrado el periodo contable (periodo fiscal), los documentos se deben archivar en cajas de cartón debidamente rotuladas.
Documentos que deben ser custodiados por las empresas para su debido registro y control.
>Facturas emitidas
> Recibos por dinero
> Facturas de compra de materiales, materia prima o productos
> Facturas de gastos
> Comprobantes de pagos, aunque se consideren poco importantes.
> Cheques emitidos
> Comprobantes de depósitos
> Planillas presentadas a la CCSS
> Planillas presentadas al INS
> Declaraciones de impuestos de Renta, Ventas, territoriales y similares
> Copia de transferencias bancarias
> Cualquier otro documento que respalde o represente la movilización de fondos de las empresas.
Prácticas erróneas más comunes en el manejo de documentos contables:
→“Archivar” documentos arrugados en bolsas sin su debida revisión y clasificación.
→Mezclar documentos de la empresa con documentos personales o de otros negocios.
→Desechar facturas, pensando que pueden ser sustituidas por los estados de cuenta bancaria.
→No imprimir los respaldos de transferencias o pagos electrónicos (a menos que se lleven archivos electrónicos debidamente clasificados, es necesario contar con los documentos impresos).
→Aceptar facturas no oficiales.
→Alterar o sobre escribir facturas
→Archivar facturas y comprobantes impresosen papel térmico.
Consejos para el buen manejo de documentos contables.
Mantener los documentos ordenados de forma cronológica, en buen estado y debidamente clasificados.
Todo documento debe pasar por un proceso de aprobación y firmas para evitar posibles fraudes por sustitución o inclusión de documentos no autorizados.
Llevar auxiliares de pagos que contenga fecha, número, detalle y forma de pago de todos los comprobantes.
Fotocopiar aquellos comprobantes emitidos en papel térmico para evitar que los mismos se borren con el tiempo y se pierda la información contenida en los mismos.
¡El orden muestra el interés por su empresa, no pierda el control de lo que tanto le ha costado!
